Vorbereitung: Was Sie brauchen
Bevor Sie beginnen, sollten Sie folgende Infos bereit haben:
- E-Mail-Adresse (z. B. ihr.name@beispiel.ch)
- Passwort für diese E-Mail-Adresse
- Posteingangsserver (IMAP oder POP3) – meist etwas wie
imap.beispiel.ch - Postausgangsserver (SMTP) – meist etwas wie
smtp.beispiel.ch - Ports und Sicherheitstypen (SSL/TLS, STARTTLS etc.)
➡️ Diese Infos bekommen Sie vom Anbieter Ihrer E-Mail-Adresse
Vereinfachte Einrichtung
Manche Mailprogramme (z.B. Outlook oder Thunderbird) bieten eine vereinfachte Einrichtung. Nachdem man “Neues Mailkonto” o.ä. gewählt hat, fragen diese Programme nur nach der Mailadresse und dem Passwort, der Rest geht von alleine.
Dies funktioniert nur, wenn der Mailserver (also das Hosting) dafür vorbereitet ist. Sie können es einfach ausprobieren. Wenn es nicht funktioniert, erhalten Sie eine Fehlermeldung und können das Konto dann wie unten beschrieben einrichten.
Schritt-für-Schritt Anleitung
1. Mailprogramm öffnen
Öffnen Sie das Programm, das Sie nutzen wollen (z. B. Thunderbird, Outlook, Mail).
2. Neues Konto hinzufügen
In der Regel gibt es einen Menüpunkt wie “Konto hinzufügen”, “Neues Konto einrichten” oder “E-Mail-Konto hinzufügen”.
3. E-Mail-Adresse & Passwort eingeben
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das zugehörige Passwort ein. Manche Programme erkennen den Anbieter automatisch (siehe oben, Vereinfachte Einrichtung).
4. Servereinstellungen überprüfen oder manuell eingeben
Wenn die automatische Einrichtung nicht klappt, geben Sie die Serverdaten manuell ein:
- Posteingang (IMAP oder POP3)
- Server: z. B.
imap.beispiel.ch(bei manchen Hostern ist es die Domain der Website, also z.B.meinewebsite.chodermail.meinewebsite.ch, oder auch eine Hostingadresse wierlz42.hosterserver.ch) - Port: meist 993 (IMAP mit SSL) oder 995 (POP3 mit SSL)
- Sicherheit: SSL/TLS
- Server: z. B.
- Postausgang (SMTP)
- Server: z. B.
smtp.beispiel.chodermeinewebsite.ch - Port: meist 587 oder 465
- Sicherheit: STARTTLS oder SSL/TLS. E-Mail sollte nicht ohne solche Verschlüsselung genutzt werden und es gibt keinen seriösen Anbieter, der diese nicht hat.
- Server: z. B.
- Benutzername: meistens die komplette E-Mail-Adresse
5. Einrichtung abschliessen
Das Programm testet die Verbindung, manche automatisch, manche haben einen Button dafür. Wenn alles passt, können Sie auf Fertig, Fertigstellen oder OK klicken.
6. E-Mails senden und empfangen
Jetzt sollte Ihr Konto funktionieren! Probieren Sie es aus.
🔁 IMAP oder POP3?
- IMAP (empfohlen): Ihre E-Mails bleiben auf dem Server und sind auf allen Geräten synchron.
- POP3: Die E-Mails werden vom Server heruntergeladen und meist gelöscht. Nicht ideal bei mehreren Geräten.
Was, wenn E-Mails nicht ankommen oder beim Empfänger im Spam landen?
Lieferprobleme können vielfältige Ursachen haben. Bestenfalls erhält man eine Fehlermelung zurück, die etwas über die Ursachen aussagt. Manche Hoster oder Maildienste führen Buch über Versandversuche, -ergebnisse und Fehlermeldungen.
Wenn dort nichts zu finden ist, kann man Test- und Analysetools nutzen, was übrigens auch präventiv nützlich ist.
Beispiele:
Laien sind mit solchen Analysen allerdings meistens überfordert. Immerhin ist in den Berichten erkennbar, ob Fehler bestehen, auch wenn man sie nicht genau versteht.
Für genauere Analysen und Korrekturen, wird oft die Unterstützung Ihres Hosters oder Mailkontobetreibers nötig sein.
Manchmal liegt es auch am Empfänger, wenn der Spamfilter zu streng ist. Insbesondere Microsoft (outlook.com, live.com, hotmail.com) hat besonders strenge und schwer nachvollziehbare Spamfilter. In der Schweiz gab es mit Swisscom (bluewin.ch) oft Probleme – aber bei Swisscom ist es immerhin möglich, Support zu erhalten.
Bei ganz wichtigen Nachrichten: Bitten Sie um Empfangsbestätigung und fragen Sie nach, wenn keine Antwort kommt. E-Mail ist, wie fast jede elektronische Kommunikation, nie 100% zuverlässig. Also, im Zweifel: rufen Sie an …
Möge Ihr Postfach sich mit vielen guten Nachrichten füllen!